כיצד להפעיל או לכבות את פונקציית מעקב אחר שינויים?
1. בתפריט העליון, בחרו בכרטיסיית סקירה ( Review).
2. אתרו את קבוצת המעקב אחר שינויים (Tracking Group).
3. לחצו על כפתור מעקב אחר שינויים (Track Changes) להפעלה או כיבוי הפונקצייה.
4. המעקב אחר שינויים מופעל כאשר הכפתור מואר.
טיפ: ניתן להשתמש בקיצור CTRL + SHIFT + E על מנת להפעיל או לכבות את המעקב.
לאחר שתפעילו את פונקציית המעקב אחר שינויים, יתבצע מעקב אוטומטי אחר כל שינוי שיבוצע במסמך והשינויים יופיעו בצבע אחר על גבי המסמך.
כיצד ניתן לבצע שינויים?
מחיקת טקסט: סמנו את הטקסט ולחצו על מקש ה Del במקלדת.
הוספת טקסט: מקמו את הסמן במקום בו תרצו להוסיף את הטקסט החדש.
מהן הערות וכיצד ניתן להוסיף או למחוק הערה?
הערות מאפשרות להוסיף מידע מבלי לשנות את המסמך המקורי.
ניתן להשתמש בפונקציית ההערות על מנת לשאול שאלה או להסב את תשומת לבם של עורכים אחרים לקטע מסויים במסמך.
ההערות מופיעות ב"בלונים", כפי שמוצג להלן:
על מנת להוסיף הערה:
לחצו על כפתור הערה חדשה (New Comment) בקבוצה הערות (Comments group), תחת סרגל הכליםסקירה (Review).
טיפ: ניתן להשתמש בקיצור CTRL + ALT + M על מנת להוסיף הערה חדשה.
על מנת למחוק הערה:
לחצו על הבלון עם ההערה שאתם רוצים למחוק בעזרת הכפתור הימני של העכבר ובחרו במחיקת הערה.
כיצד ניתן להציג את שינויים בגוף המסמך ואת ההערות בבלונים?
מרבית המשתמשים מעדיפים תצוגת שינויים בגוף המסמך ותצוגת הערות בבלונים. זו אינה תמיד ברירת המחדל. להלן הוראות לשינוי ההעדפות בנושא.
- לחצו על החץ הקטן שמתחת לכפתור מעקב אחר שינויים.
- מתוך התפריט, בחרו באפשרויות מעקב אחר שינויים (Track Changes Options).
- תיבת אפשרויות מעקב אחר שינויים (Track Changes Options) תפתח.
- תחת בלונים (Balloons), בצעו את השינויים הבאים:
- רק עבור הערות/ עיצוב ( Only to comments/formatting).
- בחרו באפשרות הצג קו שמחבר לטקסט ( Show line connecting to text)
כיצד אוכל לראות גרסאות שונות של המסמך?
אפשרות הצגת המסמך המקורי עם שינויים (Original Showing Markup) תציג את הטקסט שבמסמך המקורי.
אפשרות הצגת המסמך המקורי עם שינויים (Final Showing Markup) תציג את הטקסט שבמסמך המקורי.
בשתי האפשרויות יוצגו השינויים על גבי המסמך.
על מנת לצפות במסמך בגרסתו האחרונה עם כל השינויים (Final Showing Markup), לחצו על החץ שליד תיבת הטקסט ובחרו באפשרות זו.
ניתן גם לבחור בהצגת המסמך המקורי (Original) או הצגת המסמך הסופי (Final).
בבחירת האפשרויות הללו לא יופיעו השינויים על גבי המסמך.
כיצד ניתן לקבל או לדחות שינויים?
על מנת לקבל או לדחות שינויים אחד אחד:
בחרו בכרטיסיית סקירה (Review Tab)
אתרו את קבוצת השינויים (Changes).
וודאו שהשינוי הנבחר מסומן.
לחצו על כפתור קבל (Accept) או דחה (Reject).
על מנת לקבל את כל השינויים במסמך:
לחצו על החץ שמופיע מתחת לכפתור קבל (Accept).
מתוך התפריט, בחרו באפשרות קבלת כל השינויים במסמך (Accept All Changes in Document).
על מנת לדחות את כל השינויים במסמך:
לחצו על החץ שמופיע מתחת לכפתור דחה (Reject).
מתוך התפריט, בחרו באפשרות דחיית כל השינויים במסמך (Reject All Changes in Document).
טיפ: ניתן להשתמש בקיצור Ctrl + Home על מנת לעבור לתחילת המסמך לפני שמתחילים את תהליך העריכה.